L’optimisation de la gestion administrative du personnel : les conseils de notre cabinet RH

Les ressources humaines sont au cœur de toute entreprise, quelle que soit sa taille, quelles que soient ses activités. Dès lors, impossible d’atteindre les objectifs fixés sans une organisation en adéquation avec les besoins en interne, mais aussi avec les obligations légales en vigueur.

Cette organisation est bien évidemment multiple, puisqu’elle inclut différentes missions : le recrutement, la gestion de paie, l’évaluation des performances de chaque collaborateur, la gestion des départs, etc. Mais parmi toutes ces missions, il y en a une, certes indispensable, mais qui dépasse la plupart des chefs d’entreprise : la gestion administrative du personnel.

Complexe, celle-ci est directement liée au droit social dont nombre de règles en évolution exigent une mise à jour permanente. Elle implique également une rigueur et une minutie à toute épreuve afin d’éviter pertes de temps, pertes d’argent et autres conséquences potentiellement négatives pour l’entreprise.

Cabinet d’externalisation RH, MadelRH est justement conscient de toutes les problématiques relatives à la gestion administrative du personnel. C’est pourquoi nous vous offrons aujourd’hui des pistes de solution pour l’optimiser au mieux.

La technologie au service de la gestion administrative du personnel

Oubliez dès maintenant les dossiers papier et les classeurs qui s’empilent sur une étagère au fond d’un bureau poussiéreux ! Il est aujourd’hui possible – et bien plus pratique ! – de dématérialiser la gestion administrative du personnel grâce à divers outils numériques.

Il en existe de plusieurs types sur le marché, il vous suffit donc de sélectionner celui qui répond le mieux à vos besoins et à votre enveloppe budgétaire. Le conseil de notre cabinet d’externalisation RH ? Tentez d’anticiper vos besoins futurs afin d’éviter le changement de solution en cours de route et, ainsi, gagner un temps précieux.

Une fois l’outil en main, ce dernier vous permettra de tenir très facilement un registre de votre personnel. Couvrant chaque étape du cycle de vie d’un collaborateur au sein de l’entreprise, de son recrutement à son départ éventuel, il vous permettra de répondre à toutes les problématiques qui apparaîtront : sauvegarde du contrat de travail, suivi des visites médicales, enregistrement des bilans individuels et sociaux, gestion des congés et du télétravail, etc.

En bref, grâce à un système de bases de données et à des alertes automatisées, l’outil informatique vous permet d’être plus efficace et plus rapide tout en sollicitant moins de ressources pour effectuer les missions indispensables de la gestion administrative du personnel !

Attention, tout de même : le recours à l’informatique implique le respect de bonnes pratiques, notamment en matière de cybersécurité, ainsi que la réalisation de sauvegardes régulières des données, ceci afin d’éviter tout dysfonctionnement du système. Compte tenu de la taille de votre organisation, des formations seront peut-être nécessaires pour sensibiliser les équipes concernées aux enjeux du numérique.

La création de processus adaptés

Rien de très innovant, puisque la mise en place de processus définis permet tout simplement d’optimiser la productivité à l’échelle de l’entreprise. Ainsi, un plan soigneusement conçu et exécuté peut accroître l’efficacité des processus RH à différents niveaux : intégration de nouveaux employés, création de rapports personnalisés, suivi des missions, gestion des congés, etc. Outre un gain de temps appréciable, les entreprises gagneront en performance d’exécution et pourront se concentrer sur des sujets plus stratégiques.

Notre cabinet d’externalisation RH vous conseille néanmoins une approche collaborative afin d’identifier les éventuelles lacunes des processus existants. Rien n’est plus inutile qu’un processus obsolète qui fait perdre du temps à tout le monde ! Cela permettra par ailleurs d’aligner les objectifs RH avec ceux de l’entreprise.

L’automatisation de certaines prestations RH à faible valeur ajoutée

Encore un gain de temps pour l’entreprise ! En automatisant les tâches qui présentent peu d’intérêt, celle-ci peut se concentrer sur ses missions essentielles. Le meilleur exemple est probablement celui de la saisie manuelle des données qui tend à disparaître grâce à l’utilisation d’outils justement conçus à cet effet – oui, nous revenons à l’utilisation de la technologie pour faciliter la gestion administrative du personnelle !

Mais quelles que soient les méthodes utilisées, l’automatisation permet de renforcer l’efficacité de votre organisation, en supprimant notamment le risque d’erreurs humaines.

Et si la solution, c’était l’externalisation RH ?

Bien qu’elles appliquent à la lettre les conseils formulés ci-dessus, certaines structures ne parviennent pas à trouver un équilibre dans leur gestion administrative du personnel. En effet, il est impossible de réduire cette dernière à une mission secondaire. Complexe et chronophage, elle demeure au cœur de l’entreprise, sans pour autant être la priorité du dirigeant.

Heureusement, il existe une alternative toute simple à cette problématique de plus en plus présente : l’externalisation RH. De nombreux cabinets tels que MadelRH ont ainsi vu le jour afin de soutenir les entreprises dans la conduite de leurs activités. Une possibilité qui présente bien des avantages : gain de temps, réduction des coûts de fonctionnement et recours à de équipes spécialisées dans le domaine, ce qui permet de faire face à toutes les situations.

Dès lors, si vous souhaitez obtenir davantage d’informations au sujet de notre accompagnement en tant que RH externalisé, n’hésitez pas à prendre contact. Notre cabinet vous apportera les éclaircissements nécessaires afin que vous puissiez prendre la meilleure décision.